VU SA procesų atnaujinimas
VU SA veiklą reglamentuojančių dokumentų atnaujinimas
Kadangi praėjusių metų pavasarį buvo atnaujinti VU SA įstatai, šiais metais ir toliau buvo peržiūrėti ir atitinkamai atnaujinti kiti Organizacijos veiklą reglamentuojantys dokumentai. Spalio mėn. VU SA Parlamente buvo patvirtinta nauja VU SA Darbo reglamento redakcija, taip pat parengti ir atnaujinti pavyzdiniai VU SA padalinių, vykdančių atstovavimo funkciją, nuostatai. Dokumentai buvo suvienodinti pagal atnaujintus Įstatus, atlikti korekciniai pakeitimai, papildytos tam tikros nuostatos. Taip pat buvo atnaujinti studentų (-čių) iniciatyvų (programų / klubų / projektų) pavyzdiniai nuostatai.
Patvirtinus pavyzdinius nuostatus, jais remdamiesi padaliniai ir iniciatyvos buvo įgalioti savarankiškai atsinaujinti savo struktūrinio darinio nuostatus. Šie atnaujinimai buvo svarstomi ir tvirtinami kiekvieno padalinio ataskaitinės–rinkiminės konferencijos metu.
Visų padalinių galutinės patvirtintos redakcijos bus svarstomos ir tvirtinamos VU SA Parlamento posėdyje gegužės mėnesį.
VU SA strateginio plano rodikliai
2025 m. gruodžio mėn. vykusiame VU SA Parlamento posėdyje buvo patvirtinti VU SA Strateginio plano 2025–2028 m. poveikio rodikliai, kurie leis sistemiškai vertinti strateginių krypčių įgyvendinimą. Šie rodikliai apibrėžia aiškius VU SA strateginių tikslų matavimo kriterijus ir sudaro pagrindą jų įgyvendinimo vertinimui.
Strateginėje kryptyje „Kokybiškos studijos ir joms pritaikyta aplinka“ nustatyta, kad 2027 / 2028 m. m. kiekvienos I, II pakopos ir vientisųjų studijų programos studentų ir studenčių pasitenkinimas studijomis nėra mažesnis nei 2025 / 2026 m. m. ir vidutiniškai siekia bent 83 proc.
Strateginėje kryptyje „Stipri Organizacija“ numatyta, kad 2027 / 2028 m. m. vidutinis VU SA narių įsitraukimas į organizacijos veiklas sieks ne mažiau nei 75 proc.
Tuo tarpu strateginėje kryptyje „Darni universitetinė bendruomenė“ siekiama, kad I, II pakopų ir vientisųjų studijų pirmo kurso studentų ir studenčių, besitapatinančių su Vilniaus universitetu bei vertinančių jį kaip atvirą skirtingoms bendruomenės grupėms ir žalią, 2027 / 2028 m. m. vidurkis būtų ne mažesnis nei 65 proc.
Marketingo strategija
2025 m. VU SA buvo įgyvendintas reikšmingas vidinis marketingo procesų brandos šuolis, rengiant ir organizacijoje įtvirtinant VU SA Marketingo strategiją 2026–2030 m. Šis dokumentas tapo ne tik kryptiniu planu ateičiai, bet ir praktiniu įrankiu, leidusiu sistemingai pertvarkyti iki tol fragmentuotus partnerystės ir marketingo procesus.
Iki strategijos parengimo marketingo veikla organizacijoje daugeliu atvejų rėmėsi individualiomis padalinių iniciatyvomis, pavieniais sprendimais ir asmeninėmis kompetencijomis. Strategijos rengimo metu sąmoningai pereita prie procesinio mąstymo – buvo aiškiai apibrėžta marketingo srities funkcija, atsakomybės ribos ir santykis su kitomis organizacijos sritimis.
Vienas esminių pasikeitimų – vieningo, standartizuoto partnerystės proceso įvedimas. Marketingo veikla buvo struktūruota pagal aiškius etapus – nuo potencialių partnerių identifikavimo iki partnerystės įgyvendinimo ir grįžtamojo ryšio rinkimo. Šis procesų suvienodinimas sumažino priklausomybę nuo atskirų žmonių, užtikrino veiklos tęstinumą komandoms keičiantis ir sudarė sąlygas nuosekliam žinių bei patirties perdavimui. Numatyta bendra partnerių duomenų bazė ir įsipareigojimų sekimo sistema sukūrė pagrindą skaidresniam, patikimesniam ir lengviau planuojamam partnerystės valdymui.
Marketingo strategijos parengimas tapo sisteminiu vidinių procesų atnaujinimu, leidusiu VU SA pereiti nuo situacinės veiklos prie brandesnio, planuoto ir ilgalaikio organizacijos vystymo. Šis pokytis padėjo tvirtą pagrindą finansiniam tvarumui, partnerių patirties gerinimui ir profesionaliai organizacijos veiklai ateinančiais metais.
Komunikacijos strategija
Taip pat šiemet buvo naujinamas ir VU SA komunikacijos procesas. Atnaujinta ir Taryboje patvirtinta VU SA Komunikacijos strategija, kuri nurodo kryptį Organizacijos vidinės ir išorinės komunikacijos procesams, remiantis VU SA strategija. Komunikacijos procesas iki strategijos atnaujinimo buvo paremtas asmeniškomis patirtimis ir iš lūpų į lūpas perduodama patirtimi bei numatytu komunikacijos tikslu, kuris neturėjo aiškaus poveikio rodiklio ir vertinimo. Taip pat buvo ne iki galo apibrėžta komunikacijos planavimo Organizacijoje kultūra, neatnaujinti naudojami komunikacijos kanalai.
Tam, kad išsiaiškintume VU SA komunikacijos spragas, aktualius taškus bei tikslinės auditorijos poreikius, atlikome VU SA įvaizdžio tyrimą. Tyrimas susidėjo iš dviejų dalių ir buvo atliktas spalio-lapkričio mėnesiais. Pirmojoje tyrimo dalyje vykdėme fokus grupes, o antrojoje – apklausos būdu aiškinomės probleminius taškus bei analizuojant gautus rezultatus brėžėme kryptį komunikacijos procesui.
Atnaujinant komunikacijos strategiją atskyrėme vidinę ir išorinę komunikaciją. Taip pat iškelti atskiri tikslai bei numatyti poveikio rodikliai, kurie apima nuoseklų studentų (-čių) informavimą, tikslinės auditorijos išlaikymą, VU SA įvaizdžio ir atpažįstamumo kūrimą, reguliarumą, pasiekiamumą bei VU SA narių pasitenkinimą vidine komunikacija.
Be komunikacijos žinučių, komunikacijos įrankių, kanalų, tikslinės auditorijos bei planavimo priemonių, į komunikacijos strategiją nugulė ir taisyklės, kurių laikantis yra kuriamas ir palaikomas tinkamas VU SA įvaizdis.
Mokymų tinklelis
Parengtas atnaujintas Organizacijos mokymų metų tinklelis 2026–2027 m. laikotarpiui. Jis sudarytas įvertinus praėjusių metų refleksijas, surinktą grįžtamąjį ryšį, organizacijos kompetencijų žemėlapį bei narių išreikštą poreikį nuosekliai kelti savo kompetencijas. Atnaujinant turinį buvo siekiama užtikrinti didesnį mokymų aktualumą, kryptingumą ir atitikimą strateginiams organizacijos tikslams.
Taip pat buvo pergalvotas pavasario mokymų konceptas ir jau įgyvendinti mokymai, po kurių sulauktas teigiamas dalyvių grįžtamasis ryšys. Be to, visų metų mokymų tinklelyje sustiprintas dėmesys vadovavimo kompetencijų ugdymui – numatyti atskiri vadovų (-ių) susitikimai metų eigoje.
Parengtas mokymų tinklelis pristatytas VU SA Tarybai, akcentuojant jo struktūrą ir planuojamą įgyvendinimą 2026–2027 m. laikotarpiu.
Tarptautiškumo darbo grupė
Darbo grupėje buvo nagrinėjama tarpkultūriškumo tematika keliais pjūviais - renginių, mokymų, posėdžių veiklos pritaikymas tarptautiniams studentams (-ėms); vidinė bei išorinė komunikacija, kuri būtų įtrauki ir atliepianti skirtingų studentų (-čių) poreikius; tarptautinių studentų (-čių) integracija į organizacijos veiklas, specifinį dėmesį teikiant atstovavimo kompetencijų kėlimui ir įtraukimui į skirtingų atstovavimo lygmenų veiklą.
Darbo grupės veiklos metu buvo pastebėti neatitikimai dvikalbystės gairėse, kurios buvo atnaujintos ir išverstos darbo grupės iniciatyva. Buvo diskutuota apie vertimo galimybių plėtrą bei prienamumą.
Narystės testo darbo grupė
Ataskaitiniu laikotarpiu VU SA Tarybos sprendimu buvo suformuota VU SA narystės testo atnaujinimo darbo grupė. Darbo grupę sudarė 5 VU SA Tarybos atstovai (-ės), 2 VU SA Institucinio stiprinimo fondo nariai (-ės) ir 2 VU SA Centrinio biuro atstovai. Darbo grupė vykdė įvairaus tipo susitikimus, kuriais siekė sistemiškai peržiūrėti esamą narystės testą, išsigryninti jo tikslą, siekius bei parengti atnaujintą, organizacijos poreikius atitinkančią jo versiją.
Susitikimų metu buvo apsibrėžta, kad narystės testo tikslas yra suteikti VU SA nariams (-ėms) bazinį supratimą apie studijų procesus ir Studentų atstovybės vaidmenį universiteto bendruomenėje, o pagrindiniai siekiniai apima bazinių VU socialinių-akademinių žinių suteikimą, galimybę nariams (-ėms) susipažinti su nario (-ės) keliu, VU SA struktūra, įvaizdžiu bei strategija, taip pat informavimą apie studentų (-čių) atstovavimą universitete ir nacionaliniu lygmeniu. Atsižvelgiant į tai, nuspręsta testą kurti iš naujo, atsisakant ankstesnės struktūros ir formuojant naują klausimų bei tematikų sistemą.
Atnaujinta struktūra buvo suskirstyta į šias temas: akademiniai klausimai, akademinės situacijos, socialiniai klausimai, socialinės situacijos, VU struktūra, atstovavimo situaciniai klausimai, VU SA įvaizdis, VU SA strategija, LSP, VU SA struktūra ir nacionalinis atstovavimas. Taip pat nuspręsta testą diferencijuoti trims tikslinėms VU SA veikiančios narių grupėms, sukuriant nario (-ės) testą, kuratoriaus (-ės) testą ir atstovo (-ės) testą. Šiuo metu yra aktyviai kuriami nauji klausimai, o atnaujintą narystės testą planuojama parengti ir įdiegti iki rugsėjo 1 d.
VISAK atnaujinimas ir tinklapio atnaujinimas
Ataskaitiniu laikotarpiu, pagal VU SA išsikeltą strateginį tikslą siekiant peržiūrėti ir atnaujinti studentų (-čių) atstovų (-ių) koordinavimo procesą, buvo atnaujinama vidinė internetinė sistema „mano VUSA“, dar kitaip vadinama „ViSAK“ – Virtualiu Studentų (-čių) Atstovų (-ių) Koordinatoriumi. Keletas svarbiausių pokyčių šioje sistemoje:
Svetainės dizainas – patobulinta sistemos išvaizda ir pritaikyta studentų (-čių) atstovų (-ių) poreikiams, kad atstovavimo procesas galėtų vykti efektyviau;
interaktyvus vadovas – pirmą kartą prisijungus prie sistemos ar paspaudus dešiniame kampe viršuje esančią „?“ ikoną atsirado galimybė praeiti „ViSAK“ funkcijų interaktyvų vadovą ir taip susipažinti su visais „mano VUSA“ aplinkos naudojimosi ypatumais;
posėdžių darbotvarkių viešinimas – nuo šiol KAP Tarybų, KAP Studijų kolegijų ir SPK darbotvarkės klausimai bei aprašymai yra viešinami VU SA svetainėje viešai, užtikrinant atstovavimo veiklos skaidrumą;
posėdžių darbotvarkių klausimų pildymas – keletas naujų funkcijų pildant darbotvarkės klausimus, kaip klausimo tipo pažymėjimas, nurodymas ar klausimas buvo inicijuotas studentų (-čių), keletas balsavimų prie vieno klausimo ir kt.;
pranešimų gavimas – viena iš naujų galimybių įjungti pranešimus apie neatliktas užduotis, posėdžio užpildymą bei kt. tiek kompiuteryje, tiek telefone;
galimybė pranešti apie posėdžių nevykimą – dar viena nauja funkcija, kuria galima pasinaudoti, ypač dalyvaujant specifinių komisijų veikloje, kuriose posėdžiai gali vykti itin retai.